Réponse en bref
La moitié de l'estimation de 2 à 4 jours du convoyeur de documents de fermeture est mise en page du modèle, et le chemin d'exception du reconnu est ce qui sépare une table utile d'une table propre pleine de mauvais nombres.
La moitié d'une estimation de deux à quatre jours est la présentation du modèle
Le catalogue du marché VIT liste le transporteur des documents de clôture : facture, acte, UPD en un seul clic avec une durée écrite de 2-4 jours, dont la moitié polit la disposition des modèles pour répondre aux exigences comptables. Cette deuxième clause est inhabituelle pour une liste de prix, car elle admet que le temps passe réellement. Générer un document à partir d'une ligne de base de données est un matin de travail. L'autre moitié de l'estimation est dépensée pour que la page imprimée ressemble à la page que le service comptable accepte déjà sans commentaire.
Ce n'est pas un détail arrondi, c'est la forme de tout le travail. Un document de clôture est un objet juridique dont l'acceptabilité est décidée presque entièrement par sa surface: où siège le bloc de contrepartie, l'ordre des colonnes, si le total est répété en mots sous les chiffres, si la numérotation continue les séries que l'entreprise utilise depuis janvier. Rien de tout ça n'est logique. Tout cela est formatage, et chaque élément de cette liste est suffisant pour obtenir un document renvoyé.
Les équipes qui budgetent pour ce travail en tant que générateur de PDF d'"A" sont budget pour la moitié facile et seront surpris par l'autre. Ils découvrent assez rapidement que le comptable ne rejette pas les documents pour une mauvaise arithmétique, parce que l'arithmétique est la partie logiciel obtient droit sur la première tentative et se tient droit pour toujours. Les documents reviennent parce que la ligne TVA est libellée d'une manière que la comptabilité propre de la contrepartie ne peut pas ingérer, ou parce que le bloc de signature se trouve là où un scanner va le planter.
Donc la façon honnête de lire la bande de deux à quatre jours est comme deux emplois de taille à peu près égale portant une étiquette de prix unique. Le premier travail est mécanique et se termine à temps. La seconde est une négociation avec des gens qui rejettent des documents depuis des années et qui peuvent vous dire exactement à quoi ressemble un document correct, mais généralement seulement après qu'ils aient vu un document incorrect. Le budget d'un jour pour cette conversation n'est pas rembourré, c'est la partie qui détermine si quelque chose coule.
Qu'est-ce que le clic d'une personne compresse réellement: La reconnaissance des factures, des bons de livraison et…
Le catalogue est spécifique quant à l'origine du document : Depuis une ligne dans une table ou une transaction dans CRM, une facture et un acte sont générés automatiquement selon un modèle propriétaire, en PDF, avec la numérotation correcte et le montant en mots, et immédiatement envoyé au client. Lisez cette phrase comme cinq étapes manuelles distinctes qui étaient utilisées pour être effectuées par une personne qui commutait entre quatre fenêtres, et la phrase « one click » cesse de sonner comme du marketing et commence à sonner comme une spécification.
La numérotation est la première des cinq et la plus souvent agitée. Un numéro de série est partagé. Deux personnes émettant des factures au même moment ne doivent pas recevoir le même numéro, un document qui est généré pour prévisualiser et n'a jamais à consommer un nombre ou explicitement ne pas en consommer un, et un document annulé laisse un trou que quelqu'un devra éventuellement expliquer. Chacun d'eux est une décision que l'acheteur devrait prendre délibérément plutôt que d'hériter d'un défaut.
Le montant en mots est le deuxième, et c'est le champ qui détruit discrètement la confiance. Il doit être d'accord avec la figure jusqu'au dernier kopeck, suivre les règles grammaticales de la langue dans laquelle il est imprimé, et gérer les cas maladroits: zéro kopecks, autour de milliers, sommes qui traversent une frontière grammaticale. Un générateur qui écrit cette ligne incorrecte une fois sera vérifié à la main pour toujours après, ce qui renvoie le comptable à exactement la position où le service a été acheté pour les enlever.
La cinquième étape, immédiatement envoyée au client, est où le convoyeur cesse d'être une commodité interne et devient un engagement externe. Une fois les documents partis automatiquement, l'envoi lui-même a besoin d'un enregistrement : quelle version du modèle est allée à quelle adresse à quelle minute, et ce qui se passe lorsque l'adresse rebondit. Sans ce document, un argument sur la question de savoir si un document a été envoyé devient incompréhensible, et le convoyeur a déplacé un problème plutôt qu'en a retiré un.
Le goulot d'étranglement la description s'appelle à haute voix
La description pour le convoyeur se termine par une phrase plate : Le comptable cesse d'être un goulot d'étranglement. Il vaut la peine d'être précis sur ce que cela prétend, parce que ce n'est pas une affirmation que le comptable est lent. Dans la plupart des entreprises le comptable est rapide et la file d'attente est encore longue, parce que les documents de clôture arrivent en série au comptable, dans un lot, à la fin d'une période, de gens qui pensent chacun que leur propre demande est petite.
Un goulot d'étranglement de ce type a une signature caractéristique: l'œuvre n'est pas uniformément répartie, c'est un pic. Rien n'a besoin d'une facture pendant trois semaines et ensuite vingt choses en ont besoin le même après-midi, généralement l'après-midi avant une date limite. L'ajout de capacité ne permet pas de fixer un pic, car la capacité reste inactive pendant trois semaines. La suppression de la sérialisation ne le corrige, ce qui est ce qui génère de la ligne CRM plutôt que d'une requête dans une fenêtre de chat accomplit.
Il y a un second effet qui apparaît rarement dans l'analyse de rentabilisation et qui compte plus que le temps économisé. Lorsque l'émission d'un document est instantanée, les gens délivrent des documents au moment où l'événement commercial se produit plutôt qu'au moment où ils s'y rendent. Les conditions de paiement commencent plus tôt, les différends se font sentir alors que les détails sont encore frais, et l'écart entre le travail livré et le document émis cesse d'être un endroit où les revenus vieillissent tranquillement.
Le catalogue marque ce service « Avancé » dans son champ de difficulté, et étant donné ce qui précède, le classement porte sur la coordination plutôt que sur le code. La partie dure n'est pas le générateur. La partie difficile est d'accepter, dans les ventes, la livraison et la comptabilité, sur lequel l'événement dans le CRM est celui qui autorise un document à exister, puis de tenir cet accord stable une fois que le bouton commence à fonctionner.
De l'autre côté du bureau : documents qui arrivent plutôt que de partir
Le problème de sortie est limité parce que vous contrôlez le modèle. Le problème d'arrivée n'est pas limité du tout, et c'est la raison pour laquelle le second service de cette paire porte un prix différent. Le catalogue énumère la reconnaissance des factures, des factures et des contrats en données structurées dans la même catégorie de flux de documents, également notée "Advanced", à 1 000 $ - 3 500 $ ou 250 000 $, avec une durée de 10-18 jours ouvrables.
Sa description indique clairement le contrat: -Vous envoyez un PDF ou un scan - la sortie est correcte JSON ou une ligne en 1C/Excel: contrepartie, INN, numéro, date, positions, montants, TVA. Remplace l'entrée manuelle du comptable et élimine les erreurs de saisie. Chaque nom dans cette liste de champs est un endroit où un document entrant d'une contrepartie inconnue peut différer de tous les documents entrants que vous avez vus auparavant, et aucune de ces contreparties n'ajustera leur disposition en fonction de vous.
C'est pourquoi le même problème de formatage réapparaît avec le signe inversé. Sur le côté sortant, vous dépensez la moitié de votre estimation pour décider à quoi ressemble une page correcte. Du côté de l'entrée, vous dépensez la plupart de votre estimation en découvrant combien de pages qui ont l'air incorrectes sont néanmoins valides: le scan a fait pivoter quatre degrés, le tableau qui se brise sur deux pages, le fournisseur qui met la TVA dans une note de bas de page, le contrat dont les termes clés vivent dans une annexe qui a été photographiée séparément.
La conséquence pratique est que la reconnaissance entrante ne peut être spécifiée à partir d'une description du document idéal. Il ne peut être spécifié qu'à partir d'une pile de vraies, y compris les laides, c'est pourquoi le premier acte raisonnable de ce projet est de recueillir cette pile plutôt que de choisir un modèle. La bande de dix à dix-huit jours de travail suppose qu'une telle pile existe; un projet qui commence par demander qu'il passe une partie de cette bande à attendre.
Le chemin d'exception est la décision de conception, et non le numéro de précision
Un reconnu qui retourne une valeur pour chaque champ sur chaque document produira toujours une table propre. La propreté et l'exactitude sont des propriétés indépendantes. Une table sans blanc dans elle semble finie, est exportée, est résumée, et est utilisée pour un exercice de paiement, et rien dans son apparence distingue un total assemblé de lire correctement les factures d'un total assemblé de quelques en confiance mal lu. C'est le mode d'échec qui mérite d'être conçu contre, parce qu'il est silencieux.
L'alternative consiste à donner au système trois résultats au lieu de deux. Accepté signifie que les champs ont été lus et que les contrôles internes sont d'accord. Rejeté signifie que le document n'a pu être traité du tout, ce qui est fort et donc inoffensif. Cela signifie que le document a été lu, mais quelque chose ne se réconcilie pas, et il attend dans une file d'attente pour une personne. Le troisième État est celui qui coûte de l'argent à construire et celui qui rend les deux autres dignes de confiance.
Ce qui envoie un document dans l'état retenu devrait être des vérifications que le lecteur peut expliquer, pas un score opaque. Les postes de ligne ne correspondent pas au total indiqué. Le chiffre de TVA ne correspond pas au taux déclaré. L'INN échoue à son bilan. Le nom de la contrepartie et le point DCI dans différentes organisations. La date de facturation est postérieure à la date d'arrivée. Chacun d'eux est une règle qu'un comptable humain applique déjà dans leur tête, et chacun est bon marché à encoder.
Une fois que l'état détenu existe, la mesure honnête du projet change de forme. La question cesse d'être "comment est-il exact" et devient "quelle part de documents parviennent à une personne, et est la raison pour laquelle ils ont atteint cette personne toujours lisible". Un système qui met les documents de côté et joint une plainte spécifique à chacun fait son travail. Un système qui n'achemine rien vers personne n'est ni extraordinaire ni mensonge, et vous ne pouvez pas dire lequel de la table seule.
Lequel des sept champs peut être deviné
Le catalogue énumère explicitement les champs de sortie: contrepartie, DCI, numéro, date, positions, montants, TVA. Traiter ces sept erreurs comme étant tout aussi importantes est l'erreur de conception la plus courante, parce que le coût d'une erreur diffère d'un ordre de grandeur dans la liste. Les trier par conséquence avant le début du développement est une conversation d'une demi-heure qui change ce qui se construit, et c'est une conversation que l'acheteur est mieux placé pour diriger que le développeur.
Les montants et les DCI sont des champs difficiles. Un mauvais montant produit un mauvais paiement, et une mauvaise DCI attache un document réel à la mauvaise entité juridique, qui est le genre d'erreur qui est découvert par une autorité fiscale plutôt que par vous. Il ne faut jamais non plus accepter une lecture peu fiable. Si le système ne peut pas les vérifier contre quelque chose d'autre sur la page, le document va à la file d'attente tenue et une personne le règle en regardant la page.
Le nombre et la date sont récupérables. Un numéro de facture mal lu est ennuyeux et se fait attraper la première fois que quelqu'un le cherche; une date de mauvaise lecture déplace un document dans la mauvaise période et se fait attraper à proximité. Ces champs méritent une validation, mais pas un blocage. Ils sont de bons candidats pour être lus, marqués avec une faible confiance, et corrigés en vrac plus tard plutôt qu'un à la fois dans une file d'attente.
Les positions, les éléments de ligne, sont là où les erreurs intéressantes se cachent, parce que la défaillance est structurelle plutôt que textuelle. Une ligne qui s'enroule sur une deuxième ligne peut être lue comme deux lignes. Un sous-total au milieu d'une longue table peut être lu comme un produit. Une pause de page peut tomber une rangée entièrement. Aucun d'entre eux ne produit une valeur qui semble erronée lors de l'inspection, c'est exactement pourquoi le contrôle total gagne sa place en tant que gardien structurel le moins cher dans le système.
Dix à dix-huit jours ouvrables, et ce qui les remplit réellement
Le champ de durée pour le service de reconnaissance dit 10-18 jours ouvrables, environ deux à près de quatre semaines civiles. Il est tentant de supposer que la largeur de cette bande reflète la sélection ou l'infrastructure du modèle. Pas du tout. Les deux extrémités de la bande utilisent les mêmes composants; la différence entre la fin rapide et la fin lente est le nombre de mises en page distinctes du flux entrant de l'acheteur contient réellement et la rapidité avec laquelle des exemples de ces derniers peuvent être produits.
Une entreprise qui reçoit des documents de douze fournisseurs réguliers dans des formats stables se trouve à l'extrémité courte. Une société qui reçoit des documents de deux cents contreparties, y compris des scans effectués avec un téléphone à angle et des contrats assemblés à partir de trois modèles différents, siège à la longue et devrait planifier pour elle. Personne ne sait qui vous êtes d'une description de votre industrie. Il faut une heure pour regarder dans une boîte aux lettres, et cette heure vaut la peine de passer avant de signer quoi que ce soit.
Le temps restant entre dans les parties invisibles d'une démo : le mapping en colonnes 1C ou Excel qui existent réellement dans votre système plutôt que celles que le développeur a supposées, le traitement des duplicatas lorsque la même facture arrive deux fois par deux canaux, le comportement lorsqu'un document est un scan d'un scan, et l'interface de révision dont la file d'attente a besoin pour être utilisée plutôt que ignorée.
Il est facile de définir les attentes découlant de cette lecture. Si vous voulez la courte fin du groupe, arrivez avec cinquante à cent vrais documents choisis pour inclure vos pires cas, une déclaration écrite de quels champs sont difficiles à résoudre, et une personne nommée qui est autorisée à décider à quoi ressemble une bonne cartographie. Si vous arrivez sans eux, le groupe ne sera pas plus court, la découverte se fera simplement à l'intérieur.
Deux tranches de prix dans la même catégorie, prix deux inconnus différents
Placés côte à côte, les deux services de cette paire partagent une catégorie et une cote de difficulté et presque rien d'autre. Le convoyeur est répertorié à 250 $ - 900 $ ou 20 000 $ - 70 000 $ sur 2 à 4 jours. Le reconnu est inscrit à 1 000 $ - 3 500 $ ou 80 000 $ - 250 000 $ sur 10 à 18 jours ouvrables. Tous deux portent la note de difficulté, c'est le catalogue qui vous dit que ni un script de week-end.
Ce qui les sépare n'est pas la sophistication, c'est qui contrôle l'entrée. Du côté sortant l'entrée est votre propre base de données et votre propre modèle, de sorte que l'inconnu est une question de goût et d'approbation interne, et le goût peut être réglé dans une réunion. Du côté de l'arrivée, l'apport est produit par des centaines d'organisations qui n'ont jamais entendu parler de votre projet, de sorte que l'inconnu est empirique et ne peut être réglé qu'en regardant des documents.
Cette distinction explique pourquoi les largeurs des deux gammes se comportent aussi différemment. La gamme du convoyeur est principalement sur le nombre de types de documents et de modèles dont vous avez besoin et la rigueur de votre service comptable. La gamme de reconnaissance porte sur la diversité de vos contreparties et la qualité de leur numérisation. L'un est une question de portée que vous pouvez répondre aujourd'hui à partir de la mémoire; l'autre est une mesure que vous devez prendre.
Il suggère également une règle de séquençage qui ne coûte rien à suivre. Achetez le côté qui saigne. Si votre équipe émet des documents en retard et poursuit les signatures, le transporteur paie d'abord et rapidement. Si votre équipe procède au retylage des factures des fournisseurs dans un système de comptabilité et à la recherche de chiffres transposés à la fin, le comptabilisation est celui à financer, et le transporteur peut attendre le prochain trimestre sans que rien ne s'aggrave.
Arithmétique vous pouvez courir à votre propre bureau avant de demander un devis
Ce qui suit est un exemple de calcul, pas une mesure de quoi que ce soit, et les chiffres qu'il contient sont les vôtres à fournir plutôt que les nôtres à affirmer. Comptez les documents de clôture de votre entreprise émis le mois dernier; le chiffre est dans votre système comptable et prend deux minutes pour trouver. Le temps vous-même produire un à la main, honnêtement, y compris la commutation entre les fenêtres et la relecture des détails de la contrepartie. Multipliez. Ce produit est le numéro sortant avec lequel le transporteur est en concurrence.
Faites de même dans l'autre sens. Comptez les factures du fournisseur et les notes de livraison qui ont été retypées dans votre système le mois dernier, et le temps d'un retypage honnête y compris le laissez-passer de vérification qu'une personne prudente fait par la suite. Multipliez encore. Ce deuxième produit est le numéro entrant. Quel que soit l'un ou l'autre des deux produits est un meilleur guide pour le service à acheter en premier lieu que n'importe quel argument sur la technologie est plus intéressant, et la valeur de l'exercice est dans la comparaison plutôt que dans l'un ou l'autre chiffre sur son propre.
Ensuite, ajoutez le nombre qui est facile à oublier : le nombre de documents qui sont revenus pour correction, de l'une ou l'autre direction, et le temps de calendrier écoulé entre le premier envoi et la version acceptée. Les rééditions sont bon marché en minutes et chères en jours, et les jours sont les termes de paiement sont libellés en. Un document rejeté le vendredi et corrigé le lundi a coûté un week-end de flotteur indépendamment de la rapidité avec laquelle la correction elle-même a été faite.
Aucun de ces trois chiffres n'est une référence et aucun d'entre eux n'apparaît dans le catalogue. Ils valent quand même la peine de l'informatique, car ils convertissent une question abstraite sur l'automatisation en une question spécifique sur votre propre mois, et parce qu'arriver à une discussion de portée avec eux fait la différence entre discuter d'une plage de prix et discuter de votre prix à l'intérieur.
Que faire pour envoyer un entrepreneur avant le premier jour: Sur les sept champs de sortie, les noms de catalogue,…
Pour le convoyeur, envoyez les modèles que vous utilisez déjà, dans leur formulaire final approuvé, plus un exemple de chaque type de document rempli avec des valeurs réelles. Puis envoyez quelque chose de plus utile que l'un ou l'autre : les trois derniers documents qui sont revenus d'une contrepartie ou de votre propre service comptable avec une plainte jointe, et la plainte. Ces trois pages définissent les critères d'acceptation plus précisément que n'importe quelle spécification, et compressent la moitié de l'estimation qui va dans la mise en page.
Envoyez aussi les règles de numérotation telles qu'elles sont effectivement pratiquées, et non comme elles sont écrites. Quelle série existe, où le compteur réinitialise, ce qui arrive aux numéros annulés, si les prévisualisations consomment la séquence, et qui est autorisé à émettre un document hors de la commande. Ces règles vivent généralement dans la mémoire d'une personne. Les extraire à l'avance est moins cher que de les découvrir le jour où le convoyeur émet son premier numéro de duplicata.
Pour le reconnu, envoyez des documents plutôt que des descriptions, et choisissez la pile délibérément. Inclure le fournisseur le plus propre que vous avez et le pire. Inclure une facture multipages, un scan tournant ou shadowed, un contrat avec une annexe, et au moins un document d'une contrepartie dont le formatage ne plaît à personne au bureau. Cinquante documents représentatifs valent plus qu'une note de service de cinq pages, et ils prennent moins de temps à se réunir.
Enfin, décidez avant le début du projet qui possède la file d'attente. Elle a besoin d'une personne nommée, d'un lieu où elle vit et d'une attente quant à la rapidité avec laquelle elle est vidée, parce qu'une file d'attente d'examen que personne n'a été rendu responsable de la conversion silencieuse en un problème de table pleine de mauvais nombres, et elle le fait plus tôt que personne ne s'y attend. Le chemin d'exception est une décision de processus que le logiciel appuie, et c'est la seule partie de cette paire de projets qui ne peut être réalisée par un entrepreneur.
Questions et réponses
Combien de temps faut-il pour automatiser les factures, les actes et les coûts d'UPD?
Le catalogue du marché des VIT prix de vente de documents de clôture : facture, acte, mise à jour en un seul clic de 250 $ - 900 $, ou 20 000 - 70 000 $, avec une durée de 2-4 jours, dont la moitié polit la disposition des modèles pour répondre aux exigences comptables. Ce fractionnement publié est la partie utile : prévoir qu'environ la moitié de l'engagement sera consacré à la présentation des modèles et à l'approbation comptable plutôt qu'au générateur lui-même.
Pourquoi la reconnaissance des documents est-elle beaucoup plus chère que la production de documents?
Parce que vous contrôlez une entrée et non l'autre. Le catalogue énumère le convoyeur à 250 $ - 900 $ sur 2 à 4 jours et la reconnaissance des factures, factures et contrats en données structurées à 1 000 $ - 3 500 $, soit 80 000 - 250 000 $, sur 10 à 18 jours ouvrables. Générer utilise votre propre modèle et votre propre base de données ; la reconnaissance doit faire face aux mises en page produites par chaque contrepartie qui vous a envoyé un scan.
Quelles données puis-je effectivement obtenir de la reconnaissance des factures?
Le catalogue indique exactement les champs de sortie : -neat JSON ou une ligne en 1C/Excel : contrepartie, INN, numéro, date, positions, montants, TVA, à partir d'une entrée qui est un PDF ou un scan. Traiter ces sept comme des risques inégaux : les montants et la DCI ne devraient jamais être acceptés en lisant une lecture peu fiable, alors que le nombre et la date sont des erreurs récupérables qui peuvent être signalées et corrigées en vrac.
Ai-je besoin des deux services, ou devrais-je commencer par un?
Commencez par la direction qui vous coûte actuellement plus cher. Les deux services s'inscrivent dans la catégorie "Document flow" du catalogue et portent tous deux le grade de difficulté "Advanced" mais le convoyeur se termine en 2-4 jours et le reconnaissance prend 10-18 jours ouvrables, de sorte que le côté sortant offre aussi un résultat beaucoup plus tôt. Financer le reconnu d'abord seulement si votre équipe recoupe les documents du fournisseur à la main aujourd'hui.